11 نکته مهم درباره مدیریت پیمان که باید بدانید
مدیریت پیمان چیست ؟
مدیریت پیمان یکی از مهم ترین و کلیدی ترین مفاهیم در دنیای ساخت و ساز و پروژه های مهندسی است که به نحوه اداره و نظارت بر یک پروژه اشاره دارد. در این شیوه, کارفرما بجای اجرای پروژه به صورت مستقیم, یک پیمانکار را برای انجام پروژه انتخاب می کند و مدیریت پروژه را به طور کلی بر اساس توافقات قراردادی بر عهده پیمانکار می گذارد. این شیوه معمولا درپروژه هایی با مقیاس بزرگ و پیچیده مانند ساخت ساختمان های عظیم, زیر ساخت های حیاتی و … به کار می رود.
در تعریف دقیق تر مدیریت پیمان به معنای واگذاری مسئولیت های اجرایی یک پروژه به پیمانکار است. اما در عین حال, کارفرما همچنان وظیفه نظارت و کنترل بر پیشرفت پروژه, هزینه ها و کیفیت کار را بر عهده دارد.
ویژگی های مهم مدیریت پیمان:
تفکیک مسئولیت ها:
در سیستم مدیریت پیمان, مسئولیت های مختلف میان کارفرما و و پیمانکار تقسیم می شود. در این مدل, کارفرما فقط نظارت می کند و نیازی به مدیریت روزانه و اجرایی پروژه ندارد. در مقابل, پیمانکار به طور مستقیم پروژه را از جنبه های اجرایی, فنی و زمان بندی مدیریت می کند.
برقراری شفافیت:
در هر پروژه ای که تحت قرارداد مدیریت پیمان قرار گیرد, شفافیت در تمامی فرآیند ها و تعاملات از اهمیت ویژه ای برخوردار است. قرار داد های پیمانی باید به گونه ای تنظیم شوند که تمام جزئیات اجرایی, مالی و زمانی به طور دقیق و واضح مشخص باشد. این شفافیت کمک می کند که هیچ گونه ابهامی در روند اجرای پروژه وجود نداشته باشد.
مدیریت هزینه و زمان:
یکی از دلایل استفاده از قرارداد مدیریت پیمان در پروژه های بزرگ این است که این سیستم به کارفرما این امکان را می دهد که نظارت دقیقی بر هزینه ها و و زمان بندی دقیق پروژه داشته باشد. پیمانکار باید پروژه را در چارچوب زمان بندی مشخص و با هزینه های پیش بینی شده انجام دهد. این ویژگی در پروژه های طولانی مدت و پیچیده که امکان تغییرات در آن ها بالا است, بسیار حیاتی است.
انواع قرارداد های مدیریت پیمان:
قرارداد مدیریت پیمان بر اساس هزینه های واقعی (Cost Plus):
در این نوع قرارداد, هزینه های واقعی پروژه به اضافه درصدی از هزینه ها به عنوان حق الزحمه مدیر پیمان, به کارفرما محاسبه و پرداخت می شود. این نوع قرارداد اکثرا در مواقعی استفاده می شود که برآورد هزینه ها به طور دقیق مشخص نشده باشد و یا پروژه ویژگی های خاصی داشته باشد که برآورد هزینه ها را دشوار کند.
ویژگی ها:
- مدیر پیمان در این نوع قرارداد, به طور کامل مسئول نظارت بر روی پروژه و مدیریت هزینه ها است.
- هزینه های پروژه به تفکیک و بر اساس واقعیات پرداخت می شود.
- برای پروژه هایی با عدم قطعیت بالا مناسب می باشد.
قرارداد مدیریت پیمان با مبلغ مقطوع (Lump Sum):
در این قرارداد, مبلغ مشخصی برای انجام پروژه تعیین می شود. مدیر پیمان باید پروژه را با این مبلغ اجرایی کند و در صورت بروز هرگونه تغییر و یا افزایش هزینه ها, مسئولیت آن بر عهده مدیر پیمان است.
ویژگی ها:
- مبلغ قرارداد ثابت است و مدیر پیمان باید پروژه را با مبلغ تعیین شده اجرا کند.
- در این نوع قرارداد, مدیر پیمان با ریسک بالاتری رو به رو است زیرا باید پروژه را با همان مبلغ تعیین شده اجرا کند.
- برای پروژه هایی با طرح های دقیق و قابل پیش بینی مناسب می باشد.
قرارداد مدیریت پیمان با واحد قیمت (Unit Price):
در این نوع قرارداد, قیمت ها بر اساس واحد های کاری (مثل متر مربع, متر طول, تن, کیلوگرم و…) مشخص می شود. پیمانکار موظف است بر اساس حجم یا واحد های کاری, مبلغ مشخصی را دریافت نماید.
ویژگی ها:
- این نوع قرارداد معمولا بر اساس میزان کاری که انجام می شود, تنظیم می شود.
- در صورت بیشتر شدن میزان کار نسبت به پیش بینی ها, هزینه ها افزایش می یابد.
- این قرارداد برای پروژه هایی که میزان دقیق کار مشخص نیست و ممکن است تغییرات زیادی در میزان کار به وجود آید مناسب است.
قرارداد مدیریت پیمان با توافق هزینه ها و کارمزد (Cost Plus with Fee):
این قرارداد مشابه قرارداد هزینه های واقعی است اما در این قرارداد مدیر پیمان علاوه بر هزینه های واقعی پروژه, یک کارمزد ثابت یا درصدی از هزینه ها نیز دریافت می کند.
ویژگی ها:
- این نوع قرارداد ترکیبی از دو مدل قرارداد قبلی است که در آن علاوه بر پرداخت هزینه های واقعی, کارمزد یا درصدی از آن ها نیز به پیمانکار پرداخت می شود.
- مدیر پیمان مسئول تمام هزینه ها و نظارت بر آن است.
- برای پروژه هایی که مشخصات دقیق ندارند و نیاز به مدیریت دقیق دارند مناسب می باشد.
قرارداد مدیریت پیمان با تضمین زمان بندی و هزینه (Guaranteed Maximum Price – GMP):
در این نوع قرارداد, یک سقف هزینه مشخص تعیین می شود که پیمانکار موظف است پروژه را در آن محدوده هزینه ای و زمانی به پایان برساند. اگر هزینه ها از سقف تعیین شده بیشتر شود, مدیر پیمان مسئول هزینه های اضافی است.
ویژگی ها:
- به دلیل مشخص بودن سقف هزینه, امنیت مالی کارفرما افزایش پیدا می کند.
- اگر هزینه ها کمتر از سقف پیش بینی شده باشند, ممکن است پیمانکار بتواند از مزایای آن بهره مند شود.
- این نوع قرارداد در پروژه های پیچیده که نیاز به برنامه ریزی دقیق و تضمین زمان بندی و هزینه دارد, مناسب می باشد.
نحوه تنظیم قرارداد مدیریت پیمان:
قرارداد مدیریت پیمان به قراردادی اطلاق می شود که در آن مالک پروژه (کارفرما) برای انجام پروژه, یک مدیر پیمان را به عنوان واسط بین خود و پیمانکاران مختلف منصوب می کند. مدیر پیمان به عنوان نماینده کارفرما در اجرای پروژه عمل کرده و وظایفی مانند برنامه ریزی, نظارت و هماهنگی میان پیمانکاران مختلف را بر عهده دارد.
طرفین قرارداد:
قرارداد مدیریت پیمان معمولا بین سه طرف تنظیم می شود:
کارفرما: مالک پروژه که تامین مالی و تعریف اهداف پروژه را بر عهده دارد.
مدیر پیمان: شخص یا شرکتی که مسئولیت مدیریت, نظارت, هماهنگی و کنترل پروژه را بر عهده دارد.
پیمانکاران فرعی: پیمانکارانی که مسئول اجرای بخش های مختلف پروژه هستند.
تعریف دقیق موضوع قرارداد:
در ابتدای قرارداد, باید دقیقا موضوع پروژه و فعالیت های مختلف آن مشخص شود که شامل نوع پروژه (ساختمانی, عمرانی, زیربنایی), محل اجرا, زمانبندی, هزینه های پیش بینی شده و… است. علاوه بر این باید مسئولیت های هر یک از طرفین به طور شفاف ذکر شود.
شرح وظایف مدیر پیمان:
در قرارداد باید به طور دقیق شرح وظایف مدیر پیمان مشخص شود. این وظایف شامل موارد زیر است:
- برنامه ریزی پروژه: تهیه برنامه زمان بندی, تخصیص منابع و تعریف مراحل مختلف پروژه است
- انتخاب پیمانکاران فرعی: مدیر پیمان معمولا مسئول انتخاب پیمانکاران فرعی است که باید در انتخاب آن ها به معیار های معینی (قیمت, تخصص, تجربه)توجه کند.
- نظارت بر اجرای پروژه: مدیر پیمان باید بر اجرای صحیح پروژه , مطابق با نقشه ها, مشخصات فنی و استاندارد های تعیین شده نظارت دقیق داشته باشد.
- مدیریت هزینه ها: مدیر پیمان باید هزینه های پروژه را کنترل کرده و از پیش رفتن پروژه مطابق با بودجه پیش بینی شده اطمینان حاصل کند.
- گزارش دهی به کارفرما: مدیر پیمان موظف است گزارش های مربوط به پیشرفت پروژه, هزینه ها و هرگونه تغییرات احتمالی را به طور مرتب به کارفرما ارائه دهد.
تعیین مبلغ حق الزحمه مدیر پیمان:
در قرارداد باید مبلغ حق الزحمه مدیر پیمان مشخص شده باشد که این مبلغ معمولا به صورت ثابت و یا به صورت درصدی از هزینه های پروژه تعیین می شود. در برخی مواقع نیز ممکن است قرارداد شامل حق الزحمه ای برای هر مرحله از پروژه باشد.
شیوه های پرداخت:
در قرارداد مدیریت پیمان, باید شرایط پرداخت ها به مدیر پیمان و پیمانکاران فرعی مشخص شود. این پرداخت ها می تواند به صورت مرحله ای یا درصدی از کل مبلغ قرارداد پروژه انجام گیرد. معمولا, پرداخت ها به پیمانکاران فرعی پس از تحویل بخش های مختلف پروژه صورت می گیرد و پرداخت به مدیر پیمان معمولا بر اساس پیشرفت پروژه است.
مراحل اجرایی پروژه:
قرارداد باید مراحل مختلف اجرای پروژه را با جزئیات دقیق مشخص کند. این مراحل می تواند شامل مواردی مانند:
- مطالعات اولیه و طراحی: مطالعه مهندسی و طراحی برای اجرای پروژه
- تامین منابع و مصالح: نحوه تامین مصالح, تجهیزات و منابع انسانی مورد نیاز
- اجرا و نظارت: مراحل اجرای پروژه توسط پیمانکاران فرعی تحت نظارت مدیر پیمان
- کنترل کیفیت: تضمین کیفیت در تمامی مراحل اجرایی پروژه و اطمینان از انطباق با استاندارد ها
- تکمیل و تحویل پروژه: نحوه تکمیل پروژه و تحویل آن به کارفرما
- مدت زمان قرارداد: در قرارداد باید مدت زمان دقیق برای تحویل پروژه تعیین شود. این مدت زمان می تواند شامل زمان بندی برای هر بخش از پروژه باشد. همچنین, باید شرایط تاخیر و مجازات های مربوط به آن نیز باید در قرارداد ذکر شود.
پیمانکاران فرعی و شرایط قرارداد با آنها:
در بسیاری از پروژه ها, مدیر پیمان مسئول انتخاب و بستن قرارداد با پیمانکاران فرعی است. بنابراین, قرارداد باید شرایط دقیق قرارداد های پیمانکاران فرعی, نحوه پرداخت ها, زمان بندی و مسئولیت آنان را شامل شود. همچنین, باید مواردی مانند اطمینان از داشتن صلاحیت و توانمندی های فنی برای اجرای پروژه در قرارداد لحاظ شود.
شروط فسخ قرارداد:
یکی موارد مهم در قرارداد مدیریت پیمان, شرایط فسخ قرارداد است. این شروط باید به طور دقیق در قرارداد قید شوند و شامل مواردی مانند:
- عدم انجام تعهدات از سوی هر یک از طرفین
- عدم پرداخت به موقع هزینه ها
- تاخیر های غیر مجاز در اجرای پروژه
- عدم رضایت کارفرما از عملکرد مدیریت پیمان
- در صورت هر بروز هر یک از این شرایط, طرفین باید توانایی فسخ قرارداد و انجام اقدامات لازم را داشته باشند.
حل اختلافات:
در قرارداد باید روش های حل اختلافات و شیوه های داوری یا حل و فصل اختلافات ذکر شود. این روش ها می تواند شامل داوری, میانجی گری یا مراجعه به مراجع قضائی باشد.
شرایط مربوط به تغییرات در پروژه:
در پروژه های بزرگ امکان تغییرات در طول زمان وجود دارد. این تغییرات می تواند به دلیل شرایط محیطی, تغییرات در نیازهای کارفرما یا مسائل فنی باشد. قرارداد باید شرایط تغییر پروژه را مشخص کند, از جمله نحوه تصویب تغییرات, زمانبندی جدید و هزینه های اضافه شده
تضمینات و ضمانت ها:
قرارداد باید شرایط مربوط به تضمین ها و ضمانت ها را نیز مشخص کند. این تضمین ها می تواند شامل ضمانت نامه های بانکی,بیمه, مسئولیت و تضمین کیفیت اجرای پروژه باشد.
مدیریت پیمان به عنوان یک روش موثر در اجرای پروژه ها, توانسته است مزایای قابل توجهی برای صنایع مختلف به ارمغان بیاورد. این روش با بهینه سازی فرآیند ها, کاهش هزینه ها و زمان بندی دقیق, به تحقق اهداف عمرانی و ساختمانی کمک شایانی می کند. در این راستا گروه اقتصادی و مهندسی آبر (abergroup) با بهره گیری از از تجربه های گسترده و تیم متخصص خود, همواره به دنبال ارائه راهکار های نوآورانه و مدیریت بهینه پروژه ها بوده است. این گروه با تکیه بر دانش فنی روز و تعامل موثر با پیمانکاران و مشاوران, توانسته است پروژه های متعددی را با کیفیت بالا و در زمان مقرر به اتمام برساند.
